Email hóa đơn trông đúng mẫu công ty, nhưng số tài khoản đã đổi

Câu chuyện cảnh giác

Anh H., 35 tuổi, làm kế toán, nhận email từ một đối tác quen thuộc kèm hóa đơn tháng này và thông báo đổi số tài khoản nhận tiền. Mẫu email, logo và chữ ký đều giống hệt những lần trước, chỉ khác một dòng: từ nay chuyển vào số tài khoản mới.

Anh H. định chuyển thì thấy lạ vì đối tác chưa bao giờ đổi tài khoản mà không gọi điện trước. Anh gọi cho người phụ trách bên đối tác bằng số đã lưu, và người đó xác nhận không hề gửi email đổi tài khoản. Anh xóa email giả, báo cho cả phòng để không ai chuyển nhầm.

Minh họa

Minh họa, không phải tin nhắn thật.

Email giảTừ tháng này, quý công ty vui lòng chuyển vào số tài khoản mới trong hóa đơn.

Anh H.Sao đổi tài khoản mà không ai gọi báo trước?

Email giảĐây là thông báo chính thức, anh cứ chuyển theo hóa đơn mới.

Anh H.Tôi gọi thẳng cho đối tác bằng số cũ để xác nhận đã.

Vì sao dễ sập bẫy

Email dùng đúng mẫu, logo và chữ ký quen thuộc nên rất khó nghi ngờ.
Công việc kế toán thường xử lý nhiều hóa đơn trong ngày, dễ làm theo quán tính.
Thông báo đổi tài khoản nghe như một thay đổi hành chính bình thường.

Dấu hiệu nhận biết

Email thông báo đổi số tài khoản nhận tiền nhưng không có cuộc gọi hay văn bản xác nhận kèm theo.
Địa chỉ email gửi đến gần giống địa chỉ thật nhưng sai một ký tự.
Hóa đơn yêu cầu chuyển gấp, kèm lý do sắp hết hạn thanh toán.
Người gửi từ chối xác nhận qua số điện thoại quen thuộc của đối tác.
Thông tin liên hệ, tài khoản nhận tiền hoặc đường link không khớp với kênh chính thức mà bạn vẫn dùng.

Cách phòng tránh

Mọi thay đổi số tài khoản đều phải xác minh bằng điện thoại qua số đã lưu, không xác minh bằng cách trả lời chính email đó.
Kiểm tra kỹ địa chỉ email, từng ký tự trong tên miền.
Đối với khoản tiền lớn, cần có thêm một người kiểm tra độc lập trước khi chuyển.
Báo ngay cho bộ phận công nghệ khi phát hiện email giả mạo đối tác.
Khi nghi ngờ, dừng lại, hỏi người thân hoặc liên hệ kênh chính thức trước khi làm theo bất kỳ hướng dẫn nào.

Gặp tình huống này thì làm gì

Dừng lại, không chuyển tiền vào số tài khoản mới trong email khi chưa kiểm chứng.
Gọi cho người phụ trách bên đối tác bằng số đã lưu từ trước để xác nhận xem đối tác có đổi tài khoản thật không, không trả lời lại email giả đó.
Báo cáo email lừa đảo trong ứng dụng email, giữ lại bản gốc email nếu cần đối chiếu, rồi mới xóa.
Nhắn cho đồng nghiệp và phòng kế toán biết email giả này để không ai chuyển nhầm theo.
Chỉ liên hệ ngân hàng và trình báo công an nếu bạn đã lỡ chuyển tiền, khi đó giữ lại sao kê, email và hóa đơn làm bằng chứng.